CARGO:SECRETÁRIA-RECEPCIONISTA CBO:1421-05 CARGO SUPERIOR IMEDIATO:COORDENADOR(A) ADMINISTRATIVA E DE ATENDIMENTO RESPONSÁVEL:DIRETORA-PROPRIETÁRIA NÍVEL ATIVIDADE:(X) OPERACIONAL (X) TÁTICO (X) ESTRATÉGICO 1. OBJETIVO Responder pela execução de atividades de apoio administrativo, atendimento a clientes, parceiros e fornecedores e vendas do portifólio de serviços da clínica aos potenciais clientes das diversas modalidades, de modo a garantir a qualidade da recepção, o encantamento no acolhimento e a retenção e expansão da base de clientes 2. MAIOR DESAFIO Converter contatos em clientes, indo além da recepção passiva, por meio de uma atuação proativa para garantir o cumprimento das agendas e fluxos distintos da Odontologia e das demais modalidades de serviços oferecidos, enquanto atua ativamente na captação de novos pacientes/clientes para garantir o volume de atendimento para a sustentabilidade do negócio. 3. PERFIL IDEAL QUEM ATUA NESTA FUNÇÃO DEVE SER UMA PESSOA APAIXONADA POR. organização, atendimento a clientes e vendas de serviços. A profissional ideal deve ter senso de urgência, orientação para resultados e demonstrar excelência no relacionamento interpessoal. Ter carisma e habilidades de comunicação para converter leads em agendamentos e pacientes em clientes fiéis. Ser metódica para organizar múltiplas agendas e a colhedora para transmitir tranquilidade e profissionalismo. 5. PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES (listar atividades sempre iniciando com um verbo no infinitivo) FLUXO DE PACIENTES DE ODONTOLOGIA (PROSPEÇÃO, CAPTAÇÃO, ATENDIMENTO E RETENÇÃO) Realizar contato ativo (telefone, WhatsApp) com leads de pacientes inativos, visando o retorno para novos serviços, conforme scripts a serem definidos com a coordenação para abordagem diferenciada para os diversos perfis Realizar agendamentos, otimizando as agendas dos dentistas para evitar conflitos de horários e tempos vagos Realizar o pré-cadastro dos novos pacientes de Odontologia no sistema da clínica (procedimento de pré-anamnese, incluindo dados de convênio, queixa principal e dados pessoais conforme roteiro) Recepcionar os pacientes de forma acolhedora, orientando sobre os procedimentos básicos de espera antes do encaminhamento para o consultório conforme roteiro operacional pré-determinado Manter todos os itens da recepção para encantamento dos pacientes em ordem e disponíveis Garantir a organização da documentação pré-consulta (exames, radiografias, orçamentos anteriores, autorizações de convênio, etc. ) para o Dentista antes do início do atendimento Acompanhar o paciente na jornada, desde a chegada até o pós-atendimento Ligar ou enviar mensagens a pacientes com tratamentos pendentes ou consultas de retorno programadas Auxiliar os pacientes no entendimento do plano de tratamento, orçamento proposto, exames solicitados, agendamentos de exames e das próximas sessões necessárias Realizar Follow-up dos orçamentos abertos, ligando para pacientes que não fecharam tratamento na primeira consulta Realizar emissão de recibos e conciliação básica dos pagamentos relativos aos procedimentos odontológicos no sistema Realizar o agendamento dos pacientes nas clínicas de exames radiológicos registrando no SISTEMA VENDO a efetivação da agenda. Checar, e em caso de não comparecimento do paciente, solicitar reagendamento Seguir procedimento padrão do processo de venda para garantir efetiva contratação do planejamento de tratamento por parte dos pacientes, com base no roteiro de confirmação da avaliação do paciente (documentação radiográfica) FLUXO DE PACIENTES/CLIENTES DE OUTRAS MODALIDADES DE SERVIÇOS (FONO, YOGA, NUTRI, LOCAÇÃO ESPAÇO EVENTOS) Garantir a organização e realização das agendas dos profissionais parceiros (Yoga, Fono, Nutri), que geralmente seguem modelos de horários e repasse diferentes da Odontologia Cooperar no encaminhamento interno de pacientes e clientes das diversas modalidades de serviços que necessitem ou demonstrem interesse em serviços complementares oferecidos na clínica Controlar os contratos de locação de espaço (para aulas de Yoga, grupos de Fono ou eventos externos), garantindo que a sala esteja disponível e preparada conforme a necessidade Acolher os clientes das outras modalidades, direcionando-os para a sala ou consultório correto e garantindo que o profissional parceiro seja notificado de sua chegada Orientar o cliente sobre pacotes de aulas/sessões e, se cabível, realizar a venda inicial ou a renovação desses pacotes Realizar o controle mensal do volume de atendimentos ou aulas de cada profissional parceiro (Fono, Nutri, Yoga) Realizar o encaminhamento dos dados necessários à Coordenação Administrativa ou Contabilidade para o cálculo e a emissão dos repasses/pagamentos devidos a esses profissionais APOIO ADMINISTRATIVO-FINANCEIRO Realizar lançamentos em sistema de gestão (agendamentos, contas a receber) Receber e registrar as notas fiscais de fornecedores gerais da clínica dando suporte à coordenação administrativa Encaminhar notas fiscais recebidas para Coordenação Administrativa ou parceiro BPO para registro e agendamento de pagamento Realizar orçamentos básicos de materiais de consumo da recepção, copa e escritório, conforme a orientação da Coordenadora Manter organizados e arquivados (físico ou digitalmente) os comprovantes de despesas e os documentos operacionais da recepção, facilitando o acesso da Coordenação e da Contabilidade INFRAESTRUTURA Organizar e manter conservação da recepção e áreas comuns (banheiros, copa, estacionamento, etc. ) garantindo que os protocolos de acolhimento e de otimização dos atendimentos sejam realizados Auxiliar no controle de estoque de materiais básicos de escritório, limpeza e amenities da recepção e banheiros. Comunicar à Coordenadora Administrativa a necessidade de compra de itens antes que o estoque atinja o nível crítico Contribuir no controle de reservas do Espaço de Eventos/Sala de Yoga para aulas regulares e locações externas, garantindo que o ambiente esteja pronto para cada uso RELACIONAMENTO COM PROFISSIONAIS DA CLÍNICA, FORNECEDORES E PARCEIROS Manter as agendas dos profissionais, organizando a ocupação de salas/consultórios Organizar diariamente a lista de pacientes/clientes agendados para todos os profissionais da clínica, seja de Odontologia, Fono, Nutri e Yoga, identificando possíveis conflitos. Realizar a confirmação de todos os agendamentos do dia seguinte por telefone ou WhatsApp, seguindo o protocolo de comunicação definido pela clínica e pelos profissionais parceiros Manter a Lista de Espera ativa e utilizá-la proativamente para preencher cancelamentos de última hora, reduzindo a ociosidade de todos os profissionais Manter um registro preciso do volume de atendimentos e a frequência dos clientes de cada profissional parceiro, fornecendo esses dados à Coordenação Administrativa para o cálculo mensal dos repasses.