Recepcionar e prestar atendimento presencial, telefônico e eletrônico a clientes, fornecedores e parceiros; Gerenciar a agenda da gestão, organizando reuniões, compromissos, viagens e eventos; Organizar, controlar e arquivar documentos físicos e digitais, garantindo sua correta classificação e confidencialidade; Elaborar ofícios, memorandos, comunicados, atas, relatórios e demais documentos administrativos; Controlar correspondências, e-mails e protocolos internos; Realizar o controle e aquisição de materiais de escritório, insumos e serviços administrativos; Solicitar cotações, negociar com fornecedores e acompanhar pedidos e contratos administrativos; Auxiliar no controle financeiro administrativo, incluindo conferência de notas fiscais, lançamentos, pagamentos, reembolsos e prestação de contas; Acompanhar vencimentos de contratos, certidões, licenças e demais obrigações administrativas; Apoiar os processos de recrutamento e seleção, organização de documentos admissionais, integração de novos colaboradores e controle de benefícios; Organizar reuniões, treinamentos e eventos internos, providenciando toda a logística necessária; Elaborar planilhas, controles e relatórios gerenciais para apoio à tomada de decisão; Acompanhar o cumprimento de demandas administrativas e apoiar a diretoria no monitoramento de atividades e prazos; Zelar pela organização, funcionamento e conservação da estrutura administrativa do escritório; Manter interface constante com os setores financeiro, jurídico, recursos humanos e tecnologia, assegurando a integração das rotinas administrativas; Executar outras atividades correlatas necessárias ao adequado funcionamento do escritório.## Requisitos Obrigatórios Ensino médio completo; Formação técnica ou superior em Administração, Secretariado Executivo, Gestão Empresarial ou áreas correlatas será considerada um diferencial; Experiência comprovada em atividades administrativas e atendimento ao público; Experiência em organização de agendas, reuniões e compromissos; Conhecimento em rotinas administrativas e financeiras básicas; Domínio do Pacote Office (Word, Excel, Outlook e PowerPoint); Excelente comunicação verbal e escrita; Boa redação e domínio da língua portuguesa; Organização, atenção aos detalhes e capacidade de gerenciamento de múltiplas demandas; Facilidade para utilização de sistemas informatizados; Discrição e absoluto sigilo no tratamento de informações confidenciais; Disponibilidade para atuação presencial. ## Requisitos Desejáveis Experiência em escritório de advocacia; Conhecimento em softwares jurídicos (Legal One, ProJuris, CPJ, Astrea ou similares); Experiência na elaboração de relatórios e apresentações; Conhecimento em controle financeiro básico (lançamentos, conferências, reembolsos e prestação de contas); Experiência na organização de eventos, reuniões e viagens corporativas; Conhecimento em gestão eletrônica de documentos; Noções de processos de compras, cotações e contratação de fornecedores; Conhecimento em ferramentas de produtividade e colaboração (Microsoft Teams, Google Workspace, etc.); Noções de atendimento a clientes e fornecedores em ambiente corporativo. ## Principais Atribuições Recepcionar clientes, parceiros e fornecedores com cordialidade e profissionalismo; Gerenciar agendas, compromissos, reuniões e viagens da diretoria; Organizar documentos físicos e digitais, mantendo o adequado controle de arquivos; Elaborar ofícios, memorandos, comunicados, atas e demais documentos administrativos; Controlar correspondências, e-mails e protocolos internos; Realizar o atendimento telefônico e encaminhamento das demandas; Apoiar a organização administrativa do escritório; Auxiliar no controle de pagamentos, reembolsos, contratos e despesas administrativas; Realizar cotações, compras e acompanhamento de fornecedores; Acompanhar prazos internos e apoiar a execução de atividades da diretoria; Elaborar relatórios administrativos e apoiar a gestão com informações gerenciais; Zelar pela organização do ambiente administrativo e pelo bom funcionamento das rotinas internas. ## Competências Comportamentais Organização e disciplina; Elevado senso de responsabilidade; Proatividade; Excelente relacionamento interpessoal; Comunicação clara e objetiva; Discrição e confidencialidade; Capacidade de planejamento e priorização; Agilidade na execução das atividades; Atenção aos detalhes; Facilidade para resolução de problemas; Flexibilidade e adaptabilidade; Comprometimento com resultados; Postura profissional e ética. ## Diferenciais Competitivos Experiência em secretariado executivo de diretoria; Vivência em escritórios de advocacia ou empresas de serviços profissionais; Experiência com organização de reuniões estratégicas e eventos corporativos; Conhecimento intermediário ou avançado em Excel; Experiência com controle de indicadores administrativos; Facilidade na elaboração de documentos institucionais e apresentações executivas; Conhecimento em gestão de processos administrativos e melhoria contínua.